İş Sürekliliği Yönetimi, işinizi kesintiye uğratabilecek bir olayın (deprem, yangın, grev, iş kazası, sel / su baskını, salgın hastalık, makine / ekipman arızası, IT altyapısında çöküş, kötü hava koşulları, tedarikçi kesintileri, altyapı kesintileri vb.) ardından, en az zayiatla ve en kısa zamanda, kaynakları en verimli şekilde kullanarak işinizi tekrar ayağa kaldırmak için bir dizi ön hazırlıklar bütünüdür.

​

İş Sürekliliği Yönetimi yaklaşımı, aslında bir risk yönetimi faaliyetidir. Birçok analize göre en kritik risk olarak adreslenen iş kesintisi riskini yönetebilmeyi amaçlar. 

​

Öncelikle burada araya girerek bazı temel kavramları açıklamak gerekiyor. 

​

İş kesintisi, her ne kadar birçok platformda bir risk olarak adlandırılsa da, bu olumsuz durumu daha etkin yönetebilmek için bir kademe daha derine inmek gerekmektedir. İş kesintisi aslında bir sonuç olarak ele alınmalıdır. Bir olay veya olaylar zinciri meydana gelir ve sonunda işlerimiz kesintiye uğrar. Bu olayların sonunda maddi zarar, operasyon kesintisi, itibar kaybı gibi istenmeyen sonuçlarla karşılaşırız. Tıpkı şirketin zarar etmesi yerine, zarara sebep olabilecek olayları risk olarak tanımladığımız gibi iş kesintisini tasniflerken de aynı yaklaşımı benimsemek daha sağlıklı olacaktır. Yani temel olarak bir olay veya olaylar silsilesi cereyan eder (riskler gerçekleşir) ve sonucunda işlerimiz kesintiye uğrar.  

​

Peki bir şirketin işleri nasıl kesintiye uğrayabilir ?

Sektör ve büyüklüğü ne olursa olsun her şirket temel bazı bileşenleri üzerine kuruludur. Şirketlerin, faaliyetleri gerçekleştirmek için tesisleri / binaları ve bu binalarda sağlıklı bir şekilde iş yürütebilmek için gerekli ekipman ve altyapısı, şirket süreçlerini yürüten çalışanları, çalışanların iş süreçleri yerine getirebilmeleri için gerekli sistem, donanım ve yazılım altyapısı ve ürün/hizmet tedarikçileri vardır. Gerçekleşen olay ne olursa olsun, bu bileşenlerden bir veya birkaçı kullanılamaz duruma geldiği zaman iş kesintisinden bahsedebiliriz. 

​

İşi kesintiye uğratacak riskler nasıl yönetilir? 

Riskleri birbiri arasında önceliklendirmek için kullandığımız temel bir değerlendirme yöntemi bulunmaktadır. Bu yöntemde iki ana bileşen kullanılır. Bir riskin eğer olay gerçekleşirse yaratabileceği etki ve bu büyüklükte bir etkiye sahip bir olayın meydana gelme olasılığı. 

Risk yönetimi çalışmaları bu iki temel bileşene odaklanarak iki boyutta da iyileştirmeler yaparak etki ve olasılığı en sürdürülebilir seviyeye indirmeyi amaçlar. Bazı risklerin gerçekleşme olasılığı değiştirilemez, deprem, doğal afet veya savaş gibi. Bu gibi durumlarda etkiyi en aza indirgeyecek faaliyetlere odaklanılır. Bazı olaylarda ise hem etki hem de olasılığı hedefleyen çalışmalar gerçekleştirilebilir, yangın, iş kazası, IT altyapı ve network aksamaları ve tedarikçi zinciri kesintisi gibi. İş Sürekliliği Yönetimi ise büyük oranda etkinin azaltılmasına yönelik çalışmalar üzerine kurulur.

 

İş Sürekliliği Yönetimi, tam olarak iş kesintisini yönetmenin neresindedir?

Aslında hiç bir şirket, işlerini kesintiye uğratabilecek olaylara karşı tamamıyla hazırlıksız veya tabiri caizse "tabula rasa" değildir. Yangın ve doğal afetlere karşı çalışmalar gerçekleştiren iş sağlığı ve güvenliği çalışmaları, tedarikçilere bağımlılığı yönetmek için alternatif tedarikçi devreye alma çalışmaları, IT riskleri için siber saldırı önlemleri ve yedekleme çözümleri birçok şirket tarafından halihazırda kullanılmaktadır. 

İş Sürekliliği Yönetimi, özellikle farklı birimlerdeki tüm bu önlemler ve aksiyonlar arasında koordinasyon sağlar. İş birimleri ile destek birimleri arasında yeni bir kanal açarak bu önlemlerin iş birimlerinden gelen verilerle şekillendirilmesini garanti altına alır. Bu koordinasyona ek olarak iş süreçlerini kurtarmaya yönelik bir dizi inceleme ve önceliklendirme çalışması gerçekleştirerek kritik süreçler ve bu süreçlerin kritik bileşenlerini adresler. İş birimlerinin işleri kurtarması için strateji ve çerçeve oluşturur. İşi kesintiye uğratan bir olayın ardından, olaya etkin müdahale için rol ve sorumlulukları netleştirir, kriz anında temel müdahale stratejileri ve prosedürlerini hazırlar, tüm bu hazırlıkları test eder ve şirketin iş kesintisi senaryolarına reflekslerini keskinleştirir. 

​

Bir sonraki uygulama yazısında daha detaylı işleyecek olsak da İş Sürekliliğinin etkisini kısaca özetlemek gerekirsek:

​

• Acil duruma müdahale edecek ekipleri düzenler, rol ve sorumlulukların sahiplenilmesi için gerekli kılavuz, eğitim ve uygulamalı test çalışmalarını çerçevelendirir, Acil duruma müdahalenin yönetilmesi ve koordinasyonu için iç iletişim ağını düzenler, acil durumda kesintisiz iç iletişimi sağlar, (whatsapp grupları, lokasyonlar arası telsiz ağı, uydu telefonu vb.)

• Acil durumlarda yetki ve karar matrisi uygulamasını devreye alır, hızlı karar hızlı aksiyon döngüsünü tetikler, (çalışanların eve gönderilmesi, alternatif lokasyona geçiş, acil durum satın alma limiti, vardiya iptali, tesise tekrar girme, dış uzman desteği, vb. kararlar) Çalışanların en az zararla tahliyesi, gerekli yönlendirmeyi alması, sevk ve idaresini kolaylaştırıcı tedbirler alınmasını, çalışanlarla sürekli iletişimin kurulmasını sağlar, (ulaştırma ekibi, iletişim ekibi vb. ekipler vasıtasıyla) Kritik süreç ve bu sürecin ayağa kaldırılması gereken bileşenlerini belirleyerek tesisin kaybedilmesi, insan kaynağına ulaşılamaması gibi senaryolara şirketi hazırlar, (özellikle son dönemde Coronavirüs nedeniyle evden çalışma uygulamaları çok hızlı bir şekilde devreye alınmaya çalışılmaktadır)

• Krizi yönetmek için karar verici ve alınan kararları uygulayıcı ekipler kurgular, bu ekipleri köprü çalışanlarla birbirine bağlar ve reaksiyon verme etkinliğini artırır.

• Tüm paydaşlarla tüm iletişim kanallarında en etkin iletişimi kurgular, yayımlanacak mesajın içeriğinden medya kanalları kullanımı ve taslak mesajlara kadar tüm iletişim hazırlığını çerçevelendirir. (sosyal medya mesajı, websitesi karartması, basın açıklaması, içerik oluşturmada dikkat edilmesi gereken paydaş endişeleri ve paydaşlarla iletişim matrisi vb.)

İş Sürekliliği Yönetimi gerçekten gerekli bir uygulama mıdır?

İş Sürekliliği Yönetimi çalışmaları, kısa vadede şirketlerin bilançosunda yüksek karlılık ve gelir artışı vadetmez. Bu nedenle yakın zamanda yaşanan afetler veya büyük olayların etkisi geçince üst yönetimlerin gündeminden hızla düşebilir. Ama işleri kesintiye uğratabilecek bir olay, beklenmedik bir anda telafisi olmayan kayıplara neden olabileceği için bir çok analizde en üst sırada yer alır. Buradaki kritik konu telafisi olmayan kayıplardır. Kısaca iş kesintisi şirketin başına bir veya sıfır koyabilir.

Burada vurgulanması gereken bir diğer husus da, İş Sürekliliği Yönetimi çalışmalarının bazen negatif bir imaja sahip olmasıdır. Başımıza gelmiş bir afetin ardından işleri devam ettirmeye odaklanmak, insan faktörünü geri plana itmek olarak görülebiliyor. İş Sürekliliği Yönetimi, bu imajın tam aksine insan faktörünü merkeze alan bir yaklaşım olarak görülmeli ve tasarlanmalıdır. Acil Durum ve Kriz Yönetimini detaylı bir şekilde ele alan, öncelikle insanı koruyan ve afetin insanlar üzerindeki etkisini en aza indirmeyi öncelikleyen bir ekolün çevresine inşaa edilmelidir ve bu yaklaşım tüm çalışanlarla şeffafça paylaşılmalıdır.

 

Özetlemek gerekirse, işi kesintiye uğratabilecek bir olayı kalp krizine benzetebiliriz. Böyle bir kriz, yaşam tarzımızdan ya da elimizde olmayan genetik etmenlerden veya tamamen tesadüf eseri başımıza gelebilir. Ama olay sonrasında, daha önceden hem bu krizin olmasını engelleyebilecek hem de hızlı iyileşmeyi sağlayacak önlemleri almış olmayı dileyeceğimiz kesin. Daha sağlıklı beslenmiş olmak, daha fazla egzersiz yapmış olmak, daha sık kontrole gitmiş olmak vb. Bu nedenle iş sürekliliği yönetimi, şirketleri iş kesintisi kaynaklı bir krize hazırlayarak onlara ikinci bir şans verebilir.